In der heutigen Büroumgebung kann es vorkommen, dass Sie für Besprechungen mit der obersten Führungsebene, dem Management, Kollegen, Kunden, Partnern oder Untergebenen in die nächste Kabine, ein anderes Gebäude oder sogar in ein anderes Bundesland oder eine andere Ecke der Welt gehen müssen. All diese Reisen, wenn sie unnötig sind, bedeuten einen großen Verlust für die Finanzen des Unternehmens und für die Mitarbeiter, die wichtige Arbeitsstunden leisten.
Wenn die Unternehmenssitzungen für das Geschäft wichtig sind, vernichten sie auch wichtige Arbeitsstunden. Auch wenn man ein gutes Zeitmanagement beherrscht, kann es während der Bürozeiten schwierig sein, vor allem, wenn man sich nach den Terminen anderer Leute richten muss. Nur weil jemand ein persönliches Treffen organisieren muss, wird nicht nur eine Menge Geld des Unternehmens ausgegeben, sondern auch sinnvolle Arbeitszeit vergeudet.
Wie verursachen Besprechungen die Verschwendung von Arbeitsstunden?
Die Teilnahme an Sitzungen, die für Sie nicht notwendig sind, ist ein klassisches Beispiel für unnötige Zeitverschwendung im Büro. Statistiken über die Anzahl der Besprechungen, die mit Personen abgehalten werden, die nicht teilnehmen müssen, sind erstaunlich. Man fragt sich, wie viel Zeit die Menschen auf diese Weise verschwenden. Wie viel entscheidende Zeit und die Planung dafür geht mit diesen unnötigen Besprechungen verloren?
Hier stellt sich das Problem, dass man nicht den Wunsch äußern kann, eine Besprechung zu vermeiden oder sie ganz abzusagen, weil das den Chef oder einen Kollegen beleidigen könnte. Es könnte auch den gesamten Arbeitsplan der Person durcheinander bringen, die versucht, das Treffen zu planen?
In der heutigen Zeit, in der jeder unter dem Problem der Überlastung leidet, erweisen sich zu lange und eigentlich unnötige Sitzungen als Zeit- und Geldverschwendung. Laut einer kürzlich von der New York Times durchgeführten Umfrage suchen einige Unternehmen nach Wegen, um ihre Sitzungen zu reduzieren. An der Umfrage nahmen 613 Mitarbeiter eines Büroteams teil, wobei sich mehr als ein Viertel der Befragten dafür entschied, die Zahl der Sitzungen zu verringern.
Das Computersoftwareunternehmen IBM konzentrierte sich so sehr auf die Frage, wie unnötige Sitzungen vermieden werden können, dass es der obersten Führungsebene vorschrieb, keine außerplanmäßigen Sitzungen zu genehmigen. Diese Entscheidung wurde getroffen, nachdem man festgestellt hatte, dass mehr als dreißigtausend Vertriebsmitarbeiter im Durchschnitt sechs Stunden pro Woche mit der Vorbereitung von oder der Teilnahme an Besprechungen verbringen. Die Vertriebsmitarbeiter erhielten die Anweisung, dass sie nur noch einmal pro Woche mit ihrem Vorgesetzten zu einem Coaching zusammenkommen sollten.
Wege zur Vermeidung von Besprechungen, die Geld und Arbeitsstunden verschwenden
Online-Meetings
Heutzutage hat der technologische Fortschritt dazu beigetragen, Online-Meetings zu organisieren. Dies hat sich als Segen für all diejenigen erwiesen, die weit reisen müssen, um an Besprechungen teilzunehmen, die für sie nicht von Bedeutung sind. Es bietet dem Organisationsteam nicht nur die Möglichkeit, sich online mit den Chefs oder Kollegen zu treffen, sondern auch Dokumente und Anwendungen gemeinsam zu nutzen, Webseiten anzuzeigen und Umfragen zu organisieren. Die Möglichkeit, Besprechungen online abzuhalten, mit der gleichen Effektivität zu sprechen und sofort Antworten zu erhalten, und das zu einem Bruchteil der sonst üblichen Kosten, hat Online-Meetings zu einem großen Erfolg gemacht.
Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Online-Meeting-Lösungen, wie z. B. E-Mail-Chat-Software, Videokonferenzen, Webkonferenzen, Telekonferenzen und anderen Online-Zusammenarbeitstools. Die Auswahl der richtigen Lösung, die Ihren Bedürfnissen entspricht, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. der Anzahl der Teilnehmer an der Besprechung oder dem gewünschten Multimedia-Material. Außerdem müssen Sie bei Online-Meetings alles im Voraus planen. Der Erfolg der Sitzungen hängt auch von den technischen Mitteln ab, die den Sitzungsteilnehmern zur Verfügung stehen.
Sie können sich auch auf eine komplette Software für Online-Meetings verlassen, z. B. von Microsoft. Diese Software bietet komplette Technologielösungen für Webkonferenzen, die man im Büro nutzen kann, um Besprechungen mit großen und kleinen Gruppen zu organisieren, die in jedem Winkel der Welt sitzen.
Der Microsoft Windows Messenger kann die Teammitglieder über Text-Chat, Sprache und Video direkt mit ihren Kollegen in der ganzen Welt verbinden. Dieser Messenger verfügt über weitere Funktionen, die Ihr virtuelles Meeting noch komfortabler machen. Sie können Microsoft Office Outlook 2003 automatisch so einstellen, dass es mehr als eine Zeitzone anzeigt, damit Sie die Besprechungen mit Ihren Kollegen weltweit genau planen können.
Allerdings muss man bei Online-Meetings sehr vorsichtig sein. Ein Web-Meeting ist kein Ersatz für andere Arten von Meetings, insbesondere für persönliche Treffen. Der größte Fehler, den kleine Unternehmen in der Regel begehen, ist die Annahme, dass die neue schnelle und erschwingliche Online-Technologie ihre Reisekosten tatsächlich senken kann.
Nach einem Web-Meeting wird man am Ende vielleicht feststellen, dass man besser ein persönliches Treffen abgehalten hätte. Es ist auch nicht so einfach, eine qualitativ hochwertige Software für Webkonferenzen zu finden. Möglicherweise machen Sie Fehler bei der Auswahl oder Ihr anderes Büro verfügt nicht über die gleichen Funktionen wie Ihr Messenger. Ein erfolgloses Web-Meeting kann Ihnen schwere Geschäfts- und Umsatzeinbußen bescheren. Eine Verkaufspräsentation zum Beispiel kann online nicht so effizient sein wie bei einem persönlichen Gespräch. Auch wenn Sie sich in einem Online-Meeting an Ihre Mitarbeiter wenden, kann ein Misserfolg zu Produktivitätseinbußen für das Unternehmen führen.