Sie denken nicht, dass Ihr kleines Unternehmen gefährdet ist? Denken Sie anders. Ob Sie sich dessen bewusst sind oder nicht, Ihr Unternehmen verfügt über wertvolle Informationen und Vermögenswerte, die im Moment wahrscheinlich nicht geschützt sind. Ihr Unternehmen verfügt wahrscheinlich über vertrauliche Kundendaten, geschütztes Geschäftswissen oder einfach nur internes Wissen, von dem Sie nicht möchten, dass es Kriminellen oder Konkurrenten preisgegeben wird. Der Verlust dieser Informationen könnte verheerende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Eine Geschäftsversicherung ist zwar ein wichtiger Teil Ihres Schutzes, sie kann jedoch weder Kunden vor Identitätsdiebstahl noch Ihr Unternehmen vor skrupellosen Mitarbeitern oder Konkurrenten schützen.
Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist, muss es über einen Sicherheits- und Wiederherstellungsplan verfügen, der Ihre Risiken ermittelt, Sie vor diesen Risiken schützt und Pläne für die wahrscheinlichsten Arten von Verlusten, die Sie erleiden können, aufstellt. Ihr Plan sollte sowohl die physischen als auch die virtuellen Aspekte Ihres Unternehmens berücksichtigen.
Beginnen Sie damit, die Arten von Risiken zu betrachten, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte. Was wäre, wenn Ihre Geschäftsinformationen verloren gingen oder gestohlen würden? Haben Sie Kundendateien oder Aufzeichnungen, Steuerbelege, Kontoauszüge, Geschäftspläne, Kundenarbeitsprodukte?
Als nächstes sollten Sie die physischen Aspekte Ihres Unternehmens betrachten, die anfällig sein könnten. Haben Sie besondere Büroausstattung, Inventar, Computer oder branchenspezifische Werkzeuge?
Schauen Sie sich schließlich an, wie Sie Ihr Geschäft betreiben. Verlassen Sie sich auf Technologie, das Internet oder Mitarbeiter mit besonderen Fähigkeiten? Hängt Ihr Geschäftsmodell von wiederholbaren Prozessen ab, die für Ihr Unternehmen einzigartig sind?
Überlegen Sie nun, was mit Ihrem Unternehmen passieren würde, wenn diese Teile Ihres Unternehmens verloren gingen, zerstört oder gestohlen würden. Könnten Sie weiterarbeiten, wenn Sie Ihre Kundendateien verlieren würden? Könnten Sie von Kunden verklagt werden, wenn deren persönliche Daten offengelegt würden? Könnten Sie das Ziel negativer Publicity werden? Könnten Ihre Konkurrenten davon profitieren, wenn sie Zugriff auf die Informationen erhalten? Was wäre, wenn Sie den E-Mail-Zugang für einen Tag verlieren würden? Was wäre, wenn dieser wichtige Mitarbeiter plötzlich einen anderen Job annehmen würde? Was wäre, wenn Ihre Büroräume Feuer fangen oder überflutet werden?
Ihr Sicherheits- und Wiederherstellungsplan sollte die Sicherheitsvorkehrungen sowie Richtlinien und Verfahren festlegen, um einige dieser Risiken und das Potenzial, Ihr Unternehmen negativ zu beeinflussen, zu verhindern. Der physische Zugang zu Gebäuden ist relativ einfach zu kontrollieren, obwohl die meisten kleinen Unternehmen kaum mehr als ein Schloss an der Eingangstür haben. Sollten Sie das Abschließen von Aktenschubladen in Betracht ziehen? Wird das Inventar kontrolliert? Hat jeder Mitarbeiter Zugang, auch zu Dingen, die nicht zu seinem Aufgabenbereich gehören? Könnte ein verärgerter oder entlassener Mitarbeiter nach Feierabend mit einer zusätzlichen Schlüsselkopie in den Arbeitsbereich zurückkehren?
Ihr Plan sollte auch berücksichtigen, wie Sie die virtuellen Teile Ihres Unternehmens schützen. Haben Sie Backups von wichtigen Dateien? Haben Sie Passwörter, Kontonummern und andere Schlüssel sicher aufbewahrt? Verfügen Ihre Computer über einen Viren- und Firewall-Schutz und ist dieser auf dem neuesten Stand? Verfügen Sie über Richtlinien zur Internet- und E-Mail-Nutzung, um Ihre Mitarbeiter vor Belästigungsvorwürfen zu schützen?
Was ist mit Mitarbeitern, die von unterwegs arbeiten oder die Arbeit mit nach Hause nehmen? In der heutigen hochgradig mobilen Umgebung können wichtige Geschäftsinformationen leicht außerhalb Ihrer physischen Kontrolle zugänglich sein? Wissen Ihre Mitarbeiter, wie sie Laptops, Handys, Flash-Laufwerke oder sogar Ausdrucke von Geschäftsinformationen schützen können, wenn sie Ihren Arbeitsplatz verlassen? Was ist, wenn ein Laptop aus dem Auto, von zu Hause oder aus dem Hotelzimmer eines Mitarbeiters gestohlen wird? Haben Sie ein Backup der Daten, die sich auf dem Laptop befanden? Was ist, wenn Ihre Mitarbeiter über das Wi-Fi eines Cafés auf Ihre Daten zugreifen? Woher wissen Sie, ob Ihre Kunden und Ihr Unternehmen geschützt sind?
Und schließlich sollte Ihr Sicherheits- und Wiederherstellungsplan berücksichtigen, wie Sie mit den wahrscheinlichsten Verlusten umgehen würden. Wenn zum Beispiel der Computer, auf dem alle Ihre Verkaufsdaten gespeichert sind, abstürzt, sollten Sie wahrscheinlich einen Plan haben, um diese Daten sofort von einem Backup wiederherzustellen. Wo wird das Sicherungsband oder die Sicherungsplatte aufbewahrt? Wer hat Zugriff darauf und vor allem, wer weiß, wie man ein Backup wiederherstellt? Wenn Ihr Büro überflutet wird, wie schnell können Sie den Standort wechseln? Können einige Mitarbeiter vorübergehend von zu Hause oder anderen entfernten Standorten aus arbeiten? Wenn Kundendaten gestohlen werden, haben Sie eine Möglichkeit, diese zu kontaktieren?
Die meisten Kleinunternehmer haben wahrscheinlich die ersten Schritte unternommen, wie den Abschluss einer Versicherung und das Anbringen von Schlössern an der Eingangstür. Leider haben sich nur wenige die Zeit genommen, die potenziellen Risiken für ihr Unternehmen wirklich zu verstehen.
Wenn Sie sich jetzt die Zeit nehmen, um zumindest einen informellen Plan zu erstellen, werden Sie im Falle einer echten Katastrophe oder eines anderen Verlusts einen großen Schritt weiter kommen. Selbst die beste Planung schützt natürlich nicht vor allen Katastrophen, aber sie kann sicherlich die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen mindern, wenn eine solche eintritt.